1. Identificación del responsable del tratamiento

El Instituto Clínico Neurológico — ICN, identificado con NIT [COMPLETAR NIT], con domicilio en Barranquilla, Colombia, dirección Cra. 47 No. 80-78, correo electrónico para asuntos de protección de datos [COMPLETAR CORREO DE HABEAS DATA] y teléfono +57 318 084 9605, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.

Cuando proveedores tecnológicos procesen información por cuenta del ICN, actuarán como encargados del tratamiento conforme a sus contratos, instrucciones y obligaciones legales.

2. Objeto y alcance

Esta política establece las reglas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, análisis, conservación, supresión y demás operaciones realizadas sobre datos personales en canales presenciales y digitales del ICN.

Aplica a pacientes, usuarios, representantes legales, acompañantes, familiares, responsables de pago, profesionales remitentes y demás personas que suministren información mediante WhatsApp, formularios web, llamadas, correo electrónico, telemedicina, sistemas internos o atención presencial.

3. Marco normativo

La presente política se adopta principalmente conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015, y las disposiciones sanitarias aplicables a la historia clínica, su reserva, manejo y conservación.

La Ley 1266 de 2008 se aplicará cuando corresponda al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios sometida a su régimen especial.

4. Definiciones esenciales

Dato personal

Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos relativos a la salud.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable

Persona jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Encargado

Tercero que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Anonimización

Proceso mediante el cual la información deja de poder asociarse razonablemente con una persona identificada o identificable.

Seudonimización

Tratamiento que sustituye identificadores directos por códigos, manteniendo información adicional separada y protegida.

5. Categorías de datos recolectados

El ICN podrá recolectar, según el servicio solicitado:

• Datos de identificación y contacto.
• Datos demográficos, familiares y de ubicación general.
• Información de EPS, aseguradora, medicina prepagada o responsable de pago.
• Datos tributarios, contables y de facturación.
• Motivo de consulta, síntomas, diagnósticos, antecedentes, medicamentos, alergias, cirugías, exámenes y demás información clínica suministrada.
• Conversaciones, archivos, notas de voz, fotografías y documentos enviados por canales autorizados.
• Registros técnicos de interacción, fecha, hora, canal, aceptación de autorizaciones y trazabilidad.
• Resultados de cuestionarios, escalas de riesgo, caracterizaciones y clasificaciones generadas con apoyo automatizado.

El ICN aplicará el principio de necesidad y procurará solicitar únicamente los datos adecuados, pertinentes y razonablemente necesarios para cada finalidad.

6. Tratamiento de datos sensibles

Los datos de salud son sensibles. El titular será informado de esta condición, de la finalidad del tratamiento y de que, como regla general, no está obligado a autorizar su tratamiento.

Cuando la información sea indispensable para atender la solicitud, orientar un riesgo, prestar un servicio de salud, cumplir una obligación legal o proteger intereses vitales, la negativa a suministrarla puede impedir o limitar la prestación adecuada del servicio.

El ICN no utilizará datos clínicos para discriminación ni adoptará decisiones clínicas exclusivamente automatizadas.

7. Finalidades del tratamiento

7.1 Finalidades asistenciales y de atención

• Identificar y caracterizar al usuario.
• Gestionar solicitudes, citas, teleorientación, telemedicina, consultas, controles y seguimiento.
• Realizar orientación inicial, clasificación, priorización y gestión del riesgo.
• Crear, integrar, consultar y actualizar registros asistenciales e historia clínica cuando corresponda.
• Coordinar servicios, exámenes, terapias, procedimientos, remisiones y continuidad de la atención.
• Contactar al usuario por asuntos relacionados con su atención y seguridad.

7.2 Finalidades administrativas y contractuales

• Elaborar cotizaciones, presupuestos, facturas, recibos, cuentas de cobro y soportes.
• Gestionar pagos, cartera, devoluciones, auditoría, contabilidad y obligaciones tributarias.
• Tramitar autorizaciones con aseguradores y entidades relacionadas con la atención.
• Generar consentimientos, órdenes, certificaciones y documentos internos.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, requerimientos judiciales y de autoridades.

7.3 Promoción y prevención

• Enviar información educativa, recomendaciones generales, alertas, recordatorios de controles y campañas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad.
• Invitar a actividades de educación al paciente y programas de seguimiento.

7.4 Finalidades comerciales opcionales

• Informar sobre programas, jornadas, servicios, especialistas, eventos, telemedicina, rehabilitación y demás soluciones de salud del ICN.
• Realizar segmentación comercial únicamente dentro del alcance expresamente autorizado y sin revelar diagnósticos en mensajes que puedan ser vistos por terceros.

La autorización comercial es independiente y su negativa no condiciona la prestación del servicio solicitado.

7.5 Calidad, analítica y desarrollo institucional

• Medir calidad, experiencia, resultados, productividad, seguridad del paciente e indicadores.
• Realizar auditorías, capacitación, control interno, prevención del fraude y mejoramiento continuo.
• Diseñar, probar y evaluar herramientas tecnológicas y modelos analíticos bajo controles de privacidad y seguridad.

8. Uso del agente de WhatsApp e inteligencia artificial

El agente digital puede formular preguntas, recibir datos, orientar el proceso de agendamiento, clasificar solicitudes, identificar posibles señales de riesgo, recopilar información clínica preliminar y transferir la conversación a personal humano.

La herramienta no reemplaza una consulta médica, no emite por sí sola diagnósticos definitivos, no prescribe tratamientos y no debe usarse para emergencias. Ante síntomas de alarma, el usuario debe acudir a un servicio de urgencias o comunicarse con la línea de emergencias correspondiente.

El ICN podrá utilizar automatización e inteligencia artificial para apoyo administrativo, asistencial preliminar, analítica, control de calidad y generación de resúmenes. Las decisiones clínicas relevantes deberán ser revisadas o adoptadas por profesionales autorizados.

Las conversaciones podrán quedar registradas para trazabilidad, seguridad, continuidad, auditoría y mejoramiento del servicio.

9. Comunicaciones por WhatsApp y otros canales

El titular podrá recibir comunicaciones operativas y asistenciales relacionadas con citas, documentos, pagos, resultados, seguimiento, seguridad del paciente y continuidad de la atención.

Las comunicaciones educativas y de promoción y prevención podrán enviarse dentro de las finalidades autorizadas. Las comunicaciones publicitarias o comerciales requerirán autorización específica, previa, expresa e informada.

El titular podrá solicitar el cese de mensajes comerciales escribiendo CANCELAR, NO DESEO PUBLICIDAD o mediante los canales de habeas data. Esta solicitud no afecta los mensajes indispensables para ejecutar una cita, un servicio contratado, una obligación legal o una atención en curso.

10. Investigación científica, epidemiológica y desarrollo

El ICN podrá emplear información para investigación científica, epidemiológica, evaluación de resultados, generación de conocimiento, publicaciones, innovación, entrenamiento y validación de modelos analíticos y mejoramiento de programas de salud.

Siempre que sea posible, se utilizarán datos anonimizados o agregados. Cuando se utilicen datos seudonimizados, identificables o se requiera una intervención, contacto adicional, publicación individualizable o finalidad no cubierta por esta política, se solicitará el consentimiento específico y se aplicarán las exigencias éticas y legales correspondientes.

Los resultados se presentarán de forma que no permitan identificar al titular, salvo autorización expresa o mandato legal.

11. Transmisión, transferencia y terceros

El ICN podrá compartir o permitir el acceso a datos, dentro de las finalidades autorizadas, a profesionales de salud, IPS, laboratorios, centros diagnósticos, aseguradores, auditores, autoridades, proveedores de facturación, ERP, nube, mensajería, telemedicina, soporte tecnológico, almacenamiento y servicios de inteligencia artificial.

Los encargados deberán tratar la información bajo instrucciones del ICN, adoptar medidas de seguridad y confidencialidad y usarla únicamente para el servicio contratado.

Cuando un proveedor procese datos fuera de Colombia, el ICN verificará la procedencia jurídica de la transferencia o transmisión internacional y adoptará las salvaguardas aplicables.

12. Niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores respetará su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización será otorgada por su representante legal, sin perjuicio de escuchar al menor y valorar su opinión según edad, madurez y capacidad.

El agente deberá solicitar la identificación y calidad de quien actúa en representación del menor cuando corresponda.

13. Historia clínica y reserva

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva. Solo podrá ser conocida por terceros en los casos previstos por la ley o con autorización válida del titular.

La información recopilada durante el agendamiento o caracterización no necesariamente constituye historia clínica hasta que sea incorporada al registro asistencial por el proceso definido por el ICN. Cuando sea incorporada, se someterá a las reglas especiales de integridad, acceso, custodia, reserva y conservación.

14. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, ejecutar relaciones contractuales, atender obligaciones legales, resolver reclamaciones y proteger derechos.

Los documentos clínicos y contables estarán sujetos a sus términos legales especiales. La revocatoria de autorización o solicitud de supresión no obligará a eliminar información que deba conservarse por mandato legal, contractual, probatorio o por la existencia de una atención en curso.

Una vez agotada la finalidad y los periodos de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, según corresponda.

15. Seguridad y confidencialidad

El ICN aplicará medidas administrativas, humanas, contractuales y técnicas razonables, tales como gestión de accesos, autenticación, registros de actividad, copias de respaldo, segmentación de permisos, acuerdos de confidencialidad, capacitación, gestión de incidentes y controles sobre proveedores.

Ningún sistema es absolutamente infalible. Ante un incidente que pueda afectar significativamente los derechos de los titulares, el ICN activará sus procedimientos de respuesta, contención, evaluación, documentación y notificación cuando sea exigible.

16. Derechos del titular

El titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar revocatoria o supresión cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo cuando sea exigible.

17. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes deberán enviarse a [COMPLETAR CORREO DE HABEAS DATA] o por el canal que el ICN publique para este fin, e incluir: nombre del titular, identificación, datos de contacto, descripción de la solicitud y documentos que acrediten representación cuando aplique.

Las consultas y reclamos se atenderán dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Cuando una solicitud esté incompleta, se requerirá al interesado para subsanar dentro del término legal.

18. Revocatoria, supresión y preferencias de contacto

El titular puede retirar en cualquier momento la autorización para comunicaciones comerciales. También puede solicitar la revocatoria general o supresión, salvo que exista deber legal o contractual de conservar los datos.

La revocatoria no afecta la licitud del tratamiento realizado con anterioridad ni impide al ICN conservar los datos indispensables para obligaciones sanitarias, contractuales, contables, judiciales o de seguridad.

19. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. El ICN podrá actualizarla por cambios normativos, tecnológicos, institucionales o de servicio. Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades o condiciones de la autorización, se informará al titular y se solicitará una nueva autorización cuando sea jurídicamente necesario.